Onderzoeksprotocol

1.            Inleiding

In 2005 heeft de Raad van Franekeradeel de Rekenkamercommissie ingesteld. Om een uniforme en heldere uitvoering van haar taken te waarborgen heeft de Rekenkamercommissie een onderzoeksprotocol opgesteld waarin haar werkwijze staat beschreven. De commissie kan in voorkomende gevallen van dit protocol afwijken.

De Rekenkamercommissie wil door middel van haar onderzoeken een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Franekeradeel, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende rol van de gemeenteraad versterkt.

2.         Het onderzoeksprogramma

Jaarlijks stelt de Rekenkamercommissie een onderzoeksprogramma van te evalueren beleidsvelden op. De commissie richt zich op onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid. Het proces om te komen tot een keuze voor onderwerpen verloopt als volgt.

De Rekenkamercommissie neemt kennis van de stukken die aan de raad voorgelegd worden in het kader van de planning- en controlcyclus (de programmabegroting, de voorjaarsnota, de jaarstukken, de najaarsnotitie) en van de behandeling van deze stukken in de raad. Op basis van deze stukken en/of andere bronnen en waarnemingen dragen de leden onderwerpen aan voor onderzoek.

De Rekenkamercommissie biedt gelegenheid aan de raadsleden om suggesties te doen voor onderzoeken door raadpleging van de fracties.

De Rekenkamercommissie benadert een tot twee keer per raadsperiode actief de bevolking voor suggesties ten behoeve van het onderzoeksprogramma.  

Uit de zo ontstane ‘groslijst’ van beleidsonderwerpen die voor onderzoek in aanmerking komen maakt de Rekenkamercommissie een voorlopige keuze voor te evalueren onderwerpen voor het komend jaar. Bij de voorlopige keuze worden mede in betrekking genomen de onderzoeken die door het college van B&W in het kader van artikel 213 a Gemeentewet (het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) gedaan worden en de onderzoeken die door de accountant verricht worden. De voorlopige keuze wordt voorgelegd aan de raad voor het geven van een zienswijze.

De Rekenkamercommissie stelt het onderzoeksprogramma vast. In bijzondere situaties kan de Raad ook los van de eerder bedoelde jaarlijkse gelegenheid aan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek.

Over verzoeken die de Raad doet voor het houden van een onderzoek, geeft de Rekenkamercommissie binnen een maand een reactie. Indien geen gehoor wordt gegeven aan het verzoek, voert de Rekenkamercommissie daarvoor goede gronden aan. Indien de hoogte van het onderzoeksbudget honorering van een dergelijk verzoek in de weg staat, is het aan de Raad om daarvoor tijdig dekking te regelen.

3.         Opzet van het onderzoek

De Rekenkamercommissie (de voorzitter, een lid of de secretaris) maakt in overleg met de beleidsafdeling die belast is met het te onderzoeken beleidsterrein een beleidsschets (zie ook paragraaf 6). Deze beleidsschets dient ter informatie van de commissie en de onderzoeksbureaus die gevraagd worden offerte uit te brengen en biedt algemene en specifieke informatie over het te onderzoeken beleidsonderwerp.

Per te verrichten onderzoek formuleert de commissie vervolgens een onderzoeksopdracht. Daarin zijn de opdracht en de relevante onderzoeksvragen opgenomen. Vervolgens beoordeelt de commissie of het onderzoek in eigen beheer wordt uitgevoerd dan wel moet worden uitbesteed aan een bureau. In het eerste geval gelden de eerder vastgestelde procedureregels met betrekking tot opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap.

4.            Selectie van de onderzoeksbureaus

De secretaris of een lid van de Rekenkamercommissie selecteert een aantal onderzoeksbureaus en gaat na in hoeverre deze bureaus gekwalificeerd zijn om het betreffende onderzoek met succes uit te voeren. Vervolgens beslist de commissie aan de hand van de verkregen informatie wie offerte mag uitbrengen op basis van de beleidsschets en de onderzoeksopdracht (inclusief de onderzoeksvragen).

Het is gebruikelijk dat drie bureaus gevraagd wordt offerte uit te brengen. De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Franekeradeel. Wanneer dit het geval is en de Rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau verstrekt kan worden.

De offertes dienen opgesplitst te zijn in onderdelen, met bij elk onderdeel aangegeven welke prestaties geleverd worden. De uitgebrachte offertes worden door de commissie beoordeeld op basis van de volgende criteria:

1.    de ervaring en deskundigheid van het bureau en de onderzoekers;

2.    de uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;

3.    de planning en begroting van het onderzoek;

4.    de wijze waarop de data worden verzameld;

5.    de wijze waarop men voornemens is de verzamelde gegevens te analyseren;

6.    de wijze waarop men (tussentijds) denkt te rapporteren over bevindingen en aanbevelingen.

Gesprekken van de commissie met offrerende bureaus maken onderdeel uit van de beoordelings- en selectieprocedure. De commissie beslist aan welk bureau de opdracht gegund wordt. De Rekenkamercommissie legt een dossier aan met namen van en ervaringen met bureaus waaraan offerte is gevraagd en/of opdrachten zijn verleend.

5.            Uitvoering van de afzonderlijke onderzoeken

De secretaris belegt een startbijeenkomst van de commissie met het onderzoeksbureau. In deze startbijeenkomst presenteert het bureau de onderzoeksopzet. Het volledige onderzoekstraject ziet er globaal als volgt uit.

• Startbijeenkomst.
• 1 à 2 tussentijdse bijeenkomsten.
• Oplevering conceptrapportage door onderzoeksbureau.
• Bestuurlijke en ambtelijk wederhoor. Aanbieding van de conceptrapportage aan het college van B&W met het verzoek aan te geven of naar hun inzicht alle documenten die benodigd zijn voor de beantwoording van de onderzoeksvragen betrokken zijn en of met alle betrokkenen gesproken is, en of de feiten juist en volledig weergegeven zijn in de conceptrapportage. De commissie stelt betrokkenen wier taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest in de gelegenheid om binnen een termijn , die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport kenbaar te maken.
• De Rekenkamercommissie beoordeelt de reactie van het college van B&W en laat het onderzoek zo nodig aanvullen of vult dit zelf aan. De commissie neemt de reactie van het college van B&W op in het rapport en voegt haar reactie daarop toe. De commissie neemt de zienswijze van betrokkenen – die ook anderen dan het college van B&W kunnen zijn- op in het rapport.
• Het staat het college van B&W vrij om bij de reactie op het onderzoek onderscheid te maken tussen een bestuurlijke en een ambtelijke (namens de gemeentesecretaris) reactie.
• De commissie stelt de eindrapportage van het onderzoeksbureau vast en voegt haar eigen conclusies en aanbevelingen toe. Zij stelt een conceptpersbericht op en bepaalt de wijze van presentatie.
• Nadat het rapport is gedrukt wordt het toegezonden aan de raad, aan het college van B&W en de betrokkenen. Bij deze gelegenheid brengt de commissie een persbericht uit. De secretaris draagt er zorg voor dat belanghebbenden in het bezit zijn van het rapport als het persbericht uitgaat.
• De raad beslist wat er met het onderzoek dient te worden gedaan. Bij een behandeling in de raadscommissie of Raad geeft de Rekenkamercommissie desgevraagd een toelichting tijdens de behandeling.

6.            Bijzondere situaties

Zoals in de Inleiding al staat aangegeven kan de Rekenkamercommissie besluiten qua procedure af te wijken van het gestelde in par. 3 tot en met 5. Dat kan met name aan de orde zijn in het geval de commissie van mening is dat in een bepaalde situatie met een ‘quick scan’ kan worden volstaan, hetzij omdat het onderwerp dat rechtvaardigt hetzij omdat het onderzoeksbudget een onderzoek als in deze paragrafen bedoeld niet toestaat. Verder kan met een eenvoudiger procedure worden volstaan als er een vooronderzoek is gepleegd dat daartoe aanleiding geeft (Doorgaans worden – verkennende – vooronderzoeken door een lid van de commissie opgesteld). Ook in die bedoelde situaties zal echter altijd wederhoor met betrokkenen, waartoe steeds in elk geval het college van B&W gerekend wordt, moeten plaatsvinden alvorens de eindrapportage wordt vastgesteld.

7.            Jaarverslag

De commissie doet eenmaal per jaar verslag van haar activiteiten aan de raad. De secretaris start in december met het schrijven van een conceptjaarverslag. In maart stelt de commissie haar jaarverslag vast, waarna de secretaris het verslag verstuurt aan de raad en het college van B&W.

Het onderzoeksprotocol is vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamercommissie van 10 maart 2010.